Créer un budget prévisionnel pour un événement associatif : mode d’emploi

Pourquoi faire un budget prévisionnel pour votre événement ?

Avant même de commander vos cartons de loto, de réserver une salle ou de planifier un groupe de musique, un budget prévisionnel vous permet de :

• Garder le cap dans l’organisation,
• Anticiper toutes vos dépenses (matériel de loto, location, communication...),
• Rassurer vos partenaires et financeurs,
• Et surtout, éviter les imprévus de dernière minute !

Listez toutes vos dépenses prévues

Posez-vous, mettez vous autour d'une table, un petit verre pour chacun (vous mettez ce que vous souhaitez dedans !) prenez un carnet, et notez TOUT ce que votre événement va nécessiter :

Dotations et lots

• Lots pour les gagnants : bons d'achat, électroménager, paniers garnis...

Pour les lots, plusieurs possibilité s'offrent à vous :

- des packs de lots déjà préparés
- Des lots que vous achetez vous même
- Des lots offerts par vos commerces locaux

Matériel et logistique

• Achat de bouliers, tickets tombola,
• Mobilier (tables, chaises), sono, barnums, refrigerateurs..

Location de salle

• Pensez à vérifier les conditions d'assurance et d'éventuelle caution. Pensez également à réserver les lieux suffisamment à l'avance, les salles des fêtes sont souvent très demandées.

Communication

• Flyers, affiches, communication digitale (posts sponsorisés, événements Facebook...).
• Impression de tickets pour les entrées, tickets buvette, tickets vestiaire...

Restauration et buvette

• Consommables : boissons, snacks, repas.
• Matériel jetable : gobelets recyclables, serviettes, nappes.

Frais annexes

• Défraiements des bénévoles, transport, petits achats de dernière minute..

Recensez vos recettes attendues

Le budget, ce n’est pas que des dépenses, c’est aussi des rentrées d’argent à estimer :

Entrées payantes

• Tarifs d’entrée, ventes de cartons de loto supplémentaires.

Vente restauration et buvette

• Marge sur les boissons, sandwichs, pâtisseries.

Tombolas et jeux annexes

• Vente de tickets à gratter, pêche aux canards, tickets tombola...

Sponsoring local

• Sollicitez artisans, commerçants, entreprises locales : vous leur donnez de la visibilité en échange de leur soutien.

Subventions et dons

• Aide de la mairie, de la région ou campagne de financement participatif.

Montez votre tableau de budget

Pas besoin d’être expert en comptabilité : un tableau clair suffit.
Exemple type :

Solde prévisionnel : +4 050 € 

Restez flexibles

Un budget prévisionnel, c’est vivant : ajustez-le si un sponsor se désiste ou si vous obtenez un super partenariat pour vos lots de loto ou accessoires événementiels.

Nos conseils pour des événements associatifs réussis

Restez pragmatiques et solidaires : mutualisez les ressources, faites appel aux bénévoles, sollicitez des dons de matériels (matériel de snacking, barnums...) autour de vous.

Exemple : Pourquoi acheter un gaufrier si vous pouvez demander au parents d'élève de préparer des gâteaux bénévolement ?

Faites de votre événement un succès avec Lotoquine à vos côtés.